総務委員会の紹介

 

今回で3回目となりますブログコーナー（委員会紹介）は、事務局（兼）総務委員会委員長（兼）会場班班長と重たい鎧を幾重にも身に纏い、重圧に押し潰されそうな高田（２組）が「総務委員会」を紹介させていただきます。

 

総務委員会は、①会場班（２・４・７組）、②来賓班（４組）、③ものづくり班（７組）、④案内班（２組）の４班体制で構成されており、会場となる創世との調整や来賓対応、さらにはプログラムや襷等の作成、記念品の調達などを行います。

 

総務の役割とは何ぞや？与えられたミッションは？全員をひとつにまとめ、導くこと、なんて大それたことは考えていません。要するに何でも屋、はたまた雑用係、他のどこの班にも属さない課題を少しでも拾い上げ、調整し、各班、各委員会との架け橋になっていけたらと思っています。

 

 

☆お・も・て・な・し（ちっご弁で「ほ・と・め・き」）

 

皆さんご承知のとおり、2020東京五輪招致活動のプレゼンテーションで例の方が言ったスピーチのワンフレーズ。日本人のホスピタリティ精神を表す言葉として紹介され、その後も話題になりましたが、まさに、今回、我々に与えられた使命、記念すべき第50回大同窓会を成功させるための鍵となるキャッチフレーズではないでしょうか。

くるめ流に言えば「ほとめく」、お客様をあたたかくお迎えし、心のこもったおもてなしをすること。大同窓会には、毎年、千名近くの方が級友、恩師に会うために全国からお見えになられます。久留米にそして会場に見えられた方々に喜んでいただき、また来ますと言ってもらえるよう、「目配り・気配り・心配り」し、如何に満足していただけるかを考え行動することが求められます。

そのためには、お招きするスタッフ一堂が、笑顔で、親切に、丁寧に対応することがそのような評価を得る結果をもたらすものと考えます。

幹事をされた先輩諸氏が言っておられたのに、どんな苦労も吹き飛ぶ一言が大先輩からの「今年の幹事はよくやった」というねぎらいの言葉。

我々は、その言葉をほとめきの心で、そして態度で掴み取ろうではありませんか。

 

 

☆～して、当たり前

 

とは言っても、この大同窓会も会を重ね、毎年のように出席されている先輩方は、良くも悪くも多くの事例を見られておられます。そのようなことから、運営、接待、サービス、記念品など多岐にわたるアドバイス（苦情？）が寄せられているようです。そのレベルも段々と高い次元の要求となり、昨年できたことは当たり前と見られてしまいます。

昨年の49回大会では、我々の学年が伝達式で引継ぎを受け、合わせて50回のPRを行いました。ここまでは大成功でよかったのですが、毎年、恒例となっているのが、玄関先でのお見送りと次回開催の宣伝。あいにく当日は天候が悪く雨模様となったことから、玄関先は混雑していました。そのような状況の中で、傘を差してまでパネルを持ってPRすることはできない（大変？）だろうとの判断で、PR活動を行いませんでした。

ところが、後日、裏引継ぎ式で先輩から聞かされてわかったのですが、そのPRをしなかったことに対する批判の声が一つ上の先輩方に届いていたのです。やっぱり・・・。わかってはいたものの、甘い判断がそのような結果をもたらしてしまったのです。自ら猛省。

私たちがすべきこと、まずは過去の振り返りから。

 

 

☆神様、仏様、「松村さま」

 

なぜ、毎年、会場は創世なのか？

その答えは、創世に神様がいるからなんです。「宴会営業推進担当支配人　松村さん」。ある意味、明善大同窓会の全てを知り尽くす人物。もう何十年にもわたり会場側のお世話をいただき、催事のプロとして君臨されておられます。私どものあらゆる相談（無理難題？）にも、過去の経験、実例から的確、適切にアドバイスいただき、安心して任せられる、まさに明善同窓会の生き字引です。先輩に聞くより、松村さんの方が早いかも？皆さん方も、これまでのことで聞きたいことがあったら、色々と教えてくれますよ。何なら、私が取り次ぎしますので、気軽に相談ください。

 

 

前置きが長くなりましたが、本題の紹介をします。

 

①会場班（２・４・７組）

 

会場班の役割は、ひとことで言えば創世との調整。ただし、その内容は、会場設営、料理、座席表の検討、出席者の調整等々多種多様。中でも、毎年、苦労されているのが同窓会当日に事前申込みもなく突然来られるお客さまへの対応。ただでさえ、テーブル席は定員オーバーのすし詰め状態。そこに、同級生のテーブルに入れるよう無理難題の要求。笑顔で迅速に対応されてきた先輩方に感服。

 

　これまでの会場班の動きとしては、第50回大同窓会の会場押さえといったところで、どちらかと言えば、昨年10月の学年同窓会、そして先日の新年会・団結式の段取りが中心。この班が忙しくなるのは、大会直前の8月～9月に掛けて。大同窓会当日は、会場内外で相当数の担当者の配置を必要とします。皆さん方の結集をよろしくお願いします。

 

 

② 来賓班（４組）

 

来賓班は、招待者のリストアップから案内状送付、挨拶依頼、終了後の御礼などを担当。基本的には、同窓会本部事務局が対応されますが、当該班の役割は、恩師への対応。昨年の大同窓会に恩師として出席されたのは、執行先生、久保先生、中村芳先生の３名。ただし、当日夕方からの学年同窓会には、田中先生、新谷先生が顔を出されたそうです。

当時の先生方は、既にお亡くなりになられている方も多く、なかなか連絡がとれないとのこと。皆さん方で、連絡先が分かる先生がいらっしゃったら、是非、班長の久保田くんまで連絡ください。

 

班として実際に動き出すのは、5月頃からで、同窓会会長及び学校長にパンフレットに掲載する挨拶文の原稿作成をお願いすることからです。

 

 

③ものづくり班（７組）

 

ものづくり班は、プログラム・襷・手提げ袋・チケット・記念品の作成が主なものとなります。総務委員会の中では最もスタートダッシュが求められる役割。特に、パンフレット・チケットのデザインは、作成に時間を要するとともに、5月の各支部（関東・東海・関西・福岡）へのキャラバン宣伝活動には持参しなければならないことから、早急に着手する必要があります。

前回（49回）のパンフ・チケットは皆さんご覧になられましたでしょうか？テーマとの整合といい、色合いといい、素晴らしい出来だったのではないでしょうか。ちなみに、昨年のデザインは、担当幹事をされた方の娘さんが作成されたものだそうです。

今年のデザインは、現在、検討を進めていますが、我々の同期にも強力な助っ人が見つかりました。大学でデザイン学を教えている9組の井上貢一くんが力を貸してくれるそうなのでよろしくお願いします。

 

なお、パンフレットの内容についても田中（旧姓納富）班長を頭として、具体的な検討が進められ、特集記事の取材等も着々と進行しています。その推進役となっているのが、副班長の江上潤くん。彼の職業経験と幅広い人脈、強力なリーダーシップによるもので、今後も突っ走ってくれるものと期待しています。

 

 

④案内班（２組）

 

案内班は、会場までのバスの手配、会場内での誘導が主なものとなります。担当する2組は、これまでも節目節目に、クラス幹事６～７名が代表幹事である佐野淳くんの職場（良山中職員室）に集い、着実に成果を出してきています。その実績たるや、協力金31口（小陳くんの６口に感謝）、また、1月2日の学年同窓会の出席も12名と学年最高となっています。２組は副実行委員長2名も輩出し、フットワークとチームワーク、結束力には自信ありです。

案内班の実務についても既に昨年のマニュアルを基に、佐野班長と井手（旧姓石井）副班長を中心にデータ収集、分析が行われています。

ただし、この業務の泣き所は、送迎バスの配車手配の目途が直前にならないとわからないという点。何せ、ブライダルを本業とされる「創世」において、送迎バスの優先順位は結婚式が最優先だそうな。直前までどうなることやら？

 

 

　　ということで、今後とも総務委員会をよろしくお願いします。

 

　＜雑感＞

 

　　大同窓会当日は、お世話いただくための学年スタッフが例年１５０～２００名参加されています。我々の学年も当初はどうなることやら？と不安の船出となりましたが、昨年10月、そして正月の学年同窓会と１００名近くが結集し、回を重ね、輪が拡がるごとに明善パワーの底力を実感しております。幅広い分野で活躍されている個々人の能力がひとつになれば無限大のパワーとなります。　　

 

さらに加えて、最後の一押しとなるツールがネットの力。ひとりでも多くの級友が５７卒同窓会サイトに辿りつき、みなさんの頑張っている姿を見ていただくことが何より共感を呼び、同じ仲間に加わってくれるものと信じています。

そのサイトを管理してくれているのが、ご存知のとおり、広報委員長の清水くん。事務局からの要望にも昼夜を問わず、迅速、的確に対応してくれ、そのレスポンスと成果たるや、事務局の考えとスピードを上回り、強力な牽引役となっています。

さらには、広報委員長として自ら「くるっぱ」の着ぐるみの中に入り、獅子奮迅の活躍ぶり。さすが元生徒会長。こんな心強いリーダーの姿を見ると我々もじっとしておれません。

私自身も総務委員長としてのこれまで活動を反省しつつ、これから頑張っていきます。

　　

 

縦の襷を繋いでいくためには、それ以上に横の襷、つまり学年内の連携・協力が何より重要です。3人４脚、４つの委員会・事務局が足並を揃え、みんなで５０回記念大同窓会を盛り上げていきましょう！

 

 

総務委員長　　高田 洋一